Het presidium heeft in zijn bijeenkomst van 11 mei besloten om voor de raadsdebatten en raadsvergaderingen weer fysiek te vergaderen. Deze raadsdebatten en raadsvergaderingen  zullen zodanig worden georganiseerd dat ze voldoen aan de richtlijnen die de overheid heeft opgesteld om het coronavirus te beteugelen.

Dit betekent voor de raadsdebatten en de raadsvergaderingen het volgende

  • Om voldoende ruimte te creëren worden de schuifwanden van de raadszaal geopend, waardoor de hal bij de raadszaal betrokken kan worden. Ook wordt de trouwzaal bij de raadsdebatten en de raadsvergaderingen betrokken. Hierdoor is een minimale afstand van 1,5 meter tussen de aanwezigen mogelijk.
  • Er wordt geen publiek toegestaan en ook geen steunfractie. De raadsdebatten en raadsvergaderingen worden wel ‘live’ uitgezonden en zijn daardoor openbaar.
  • Voor de raadsdebatten geldt geen quorum. In principe hoeven bij de debatten alleen maar de woordvoerders bij een onderwerp aanwezig te zijn. Dat is onder normale omstandigheden al zo, maar in corona tijd is dat zelfs wenselijk. De praktijk wijst evenwel uit dat gewoonlijk (bijna) alle raadsleden aanwezig zijn. Dat mag, maar in corona tijd is het wenselijk om bij raadsdebatten niet aanwezig te zijn als je het woord niet hoeft te voeren of geen andere bijdrage aan de debatten hebt.
  • Voor een raadsvergadering geldt wel een quorum. De vergadering kan pas worden geopend als meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Daarnaast is het voor de besluitvorming wenselijk dat deze breed gedragen wordt en raadsleden zo mogelijk aanwezig zijn.
  • Inspreken door belanghebbenden is voorafgaand aan een raadsdebat op de normale wijze mogelijk. Daarvoor wordt de katheder gebruikt aan de zijde van de hal.
  • De fractievoorzitters of woordvoerders (één per fractie) zitten aan de ovalen raadstafel. Verder zitten de voorzitter, de raadsgriffier en de betrokken portefeuillehouder aan de raadstafel. In totaal dus 10 personen die 1,5 meter van elkaar zitten.
  • De overige raadsleden, die niet als (eerste) woordvoerder fungeren bij het onderwerp, kunnen plaatsnemen in de hal of op de publieke tribune. Voor ieder raadslid zal een vaste plaats worden gecreëerd.
  • De overige collegeleden die als portefeuillehouder niet direct betrokken zijn bij het onderwerp, zitten in de trouwzaal. Ook de ambtelijke ondersteuning kan daar plaats nemen.
  • De medewerkers van Delta FM zitten op hun gebruikelijke plaats. Verder zal een voorziening voor de pers worden gecreëerd (maar de pers kan ook op afstand werken).
  • Voor de bodes en koffie/thee/water zal eveneens een voorziening worden gecreëerd. De griffie zal op afstand notuleren.
  • Er komen brede looppaden, zodat de diverse plaatsen goed en veilig bereikbaar zijn.
  • Om te zorgen dat de raadsdebatten en de raadsvergaderingen voor alle aanwezigen goed te volgen zijn, worden de beelden (behalve op de drie schermen in het midden van de raadstafel) ook op het grote scherm in de raadszaal en in de trouwzaal geprojecteerd.
  • De fractievoorzitters of woordvoerders die aan de raadstafel zitten, voeren het woord vanaf hun eigen plaats (dus niet vanaf de katheder). Dit om zo veel mogelijk ‘geloop’ te voorkomen. Ook de portefeuillehouder voert het woord vanaf de eigen plaats.
  • Overige raadsleden die het woord willen voeren (bijvoorbeeld als interruptie of ordevoorstel), doen dat vanaf de katheder aan de zijde van de hal. Zij maken dus geen gebruik van hun eigen microfoon (het aanwezige ‘kastje’ dient enkel voor een beter geluid).
  • De katheder aan de zijde van het Manitobaplein wordt niet gebruikt.
  • Na elk agendapunt zal de voorzitter (zo nodig) kort schorsen om een wisseling van plaats aan de raadstafel mogelijk te maken. Tevens kunnen katheder, plaats, microfoon etc. dan schoon gemaakt worden.
  • Moties en amendementen moeten (in principe) uiterlijk 12.00 uur op de maandag voorafgaand aan de raadsvergadering ingediend moeten zijn bij de griffie. De griffie zal deze dan op iBabs publiceren. Daarmee wordt voorkomen dat er vele kopieën gemaakt en uitgedeeld moeten worden. Bij dringende redenen, is uitzondering hierop mogelijk.
  • Voor eventuele schorsingen tijdens raadvergaderingen kan gebruik gemaakt worden van de aanpalende ruimten.
  • Bij binnenkomst wordt iedereen verzocht om zelf koffie / thee / water te halen en deze mee te nemen naar zijn / haar plek. Voorkom zoveel als mogelijk ‘heen en weer’ geloop.
  • Na de raadsvergadering of de raadsdebatten wordt iedereen verzocht het gemeentehuis weer zo spoedig mogelijk te verlaten. (Er worden geen hapjes of drankjes geserveerd.)

Voor vragen, opmerkingen of onduidelijkheden kunt u contact opnemen via griffie@twenterand.nl.